Kiểm soát ra vào tòa văn phòng cho thuê hiệu quả cần ba lớp phối hợp: nhận diện người làm việc trong tòa nhà, cấp quyền tạm thời cho khách, và giới hạn thang máy theo đúng tầng được phép. G-Access của GPIT gom cả ba vào một hệ thống, thay cho sổ giấy và thẻ khách dùng chung.
Tòa văn phòng cho thuê thường gặp vấn đề gì ở sảnh?
Lấy ví dụ một tòa 15 tầng có 20 công ty thuê, trung bình 200 khách mỗi ngày. Bảo vệ ghi tên khách vào sổ, đưa thẻ tạm, khách lên thang và bấm được mọi tầng.
Hậu quả lặp đi lặp lại: khách lên nhầm tầng, người lạ đi vào văn phòng của công ty khác, tenant phản ánh về an ninh. Khi có sự cố, ban quản lý không có dữ liệu để biết ai đã vào lúc nào, vì sổ giấy chỉ ghi giờ đến chứ không ghi tầng đã lên.
G-Access nhận diện nhân viên tenant thế nào?
Đầu đọc nhận diện khuôn mặt hoặc thẻ RFID được gắn ở cửa sảnh, tại khu thang máy và cửa từng tầng. Nhân viên của công ty thuê đăng ký một lần. Sau đó họ đi qua sảnh, thang máy tự chọn tầng của công ty họ, không cần bấm nút hay rút thẻ.
Ai không muốn đăng ký khuôn mặt vẫn dùng thẻ RFID. Quyền của mỗi người gắn với hợp đồng thuê của công ty họ, nên khi công ty dời đi, ban quản lý khóa toàn bộ quyền trong một thao tác.
Khách đến được xử lý ra sao?
Tenant gửi lời mời qua app G-Access, chọn tên khách, ngày và khung giờ. Hệ thống tạo mã QR có hiệu lực đúng khung giờ đó và gửi cho khách.
Khách đến sảnh, quét QR ở đầu đọc. Thang máy chỉ đi lên tầng của tenant đã mời. Hết khung giờ, mã tự hết hạn. Bảo vệ không cần ghi sổ hay phát thẻ tạm, còn hệ thống lưu lại ai mời, ai đến và đến lúc nào.
Phân quyền theo giờ áp dụng cho ai?
Không phải ai làm việc trong tòa nhà cũng cần vào mọi lúc. Ban quản lý thiết lập lịch cho từng nhóm:
- Đội vệ sinh chỉ vào các tầng văn phòng ngoài giờ hành chính.
- Kỹ thuật bảo trì thang máy chỉ vào được trong ngày có lịch bảo trì.
- Nhân viên giao hàng chỉ vào khu tầng hầm và khu nhận hàng.
- Nhân viên tenant có thể bị giới hạn vào cuối tuần nếu công ty yêu cầu.
Dữ liệu khuôn mặt cần lưu ý gì về pháp lý?
Dữ liệu sinh trắc học như khuôn mặt thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ 1/1/2026 (Thư viện Pháp luật). Một số vi phạm về bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể bị phạt tới 5% doanh thu năm liền trước (VnEconomy).
Với tòa văn phòng, điều này có nghĩa: lấy sự đồng ý của từng nhân viên trước khi đăng ký khuôn mặt, nói rõ mục đích chỉ dùng cho ra vào, luôn có phương án thẻ cho người không đồng ý, và xóa dữ liệu khi người đó rời tòa nhà. G-Access hỗ trợ xóa hồ sơ theo từng người hoặc theo cả công ty thuê.
G-Access kết nối với hệ thống tòa nhà ra sao, chi phí bao nhiêu?
G-Access có API để kết nối với hệ thống quản lý tòa nhà (BMS) và xuất báo cáo Excel hoặc PDF hằng tháng cho từng tenant. Chi phí triển khai từ 200 triệu đồng cho tòa 15 tầng, gồm phần cứng, phần mềm, lắp đặt và đào tạo, bảo hành 12 tháng và hỗ trợ kỹ thuật 24/7. Con số chính xác phụ thuộc số cửa, số thang máy và loại đầu đọc.
Triển khai G-Access cho tòa văn phòng gồm những bước nào?
GPIT khảo sát sảnh, thang máy và cửa tầng để đếm điểm lắp đặt, kiểm tra model thang và đường mạng sẵn có. Sau khi chốt thiết kế, đội kỹ thuật lắp đầu đọc và bộ điều khiển thang vào ngoài giờ hành chính để không làm gián đoạn tenant.
Giai đoạn chạy song song kéo dài khoảng hai tuần: sổ giấy vẫn giữ, trong khi từng công ty thuê đăng ký nhân viên và thử gửi QR cho khách. Ban quản lý chỉ bỏ sổ giấy khi tất cả tenant đã quen quy trình mới. Cách làm từng bước này giúp bảo vệ có thời gian làm quen màn hình quản trị và xử lý các trường hợp lạ như khách đến sớm hơn khung giờ hẹn.
Câu hỏi thường gặp
Thang máy cũ có lắp G-Access được không?
Phần lớn được, thông qua bộ điều khiển trung gian nối với tủ điều khiển thang. GPIT khảo sát model thang trước khi báo giá.
Mất mạng internet thì cửa có mở được không?
Đầu đọc lưu danh sách quyền cục bộ nên vẫn hoạt động. Dữ liệu ra vào được đồng bộ lại khi có mạng.
Khách không có điện thoại thông minh thì sao?
Bảo vệ in mã QR từ màn hình quản trị hoặc cấp thẻ khách có hiệu lực theo giờ.
GPIT khảo sát tòa nhà, đếm số điểm lắp đặt và báo giá cụ thể. Đặt lịch tại gpit.vn.
GPIT, Công ty TNHH Đầu tư Giải pháp IT, 32 Trương Phước Phan, P. Bình Trị Đông, TP.HCM. Hotline 0945 886 818. Email info@gpit.vn. Website https://gpit.vn.
