Chi phí thuê IT freelance thật sự gồm tiền trên hóa đơn cộng với sáu khoản ít ai ghi vào ngân sách: thời gian ngừng việc khi chờ, thiếu tài liệu bàn giao, rủi ro người nghỉ đột ngột, không có người thay khi ốm, rủi ro bảo mật, và giấy tờ thuế. Với một văn phòng 10 đến 30 người, các khoản này có thể bằng hoặc vượt chính số tiền trả cho freelancer.
Khi nào thuê IT freelance là hợp lý?
Freelance là lựa chọn hợp lý khi công ty mới thành lập, dưới 10 người, hoặc cần một chuyên môn hẹp cho một dự án ngắn. Giá theo giờ thấp và linh hoạt. Vấn đề xuất hiện khi doanh nghiệp đã lớn hơn nhưng vẫn dùng freelancer như một dịch vụ có cam kết dài hạn.
Chi phí ẩn 1: ngừng việc trong lúc chờ
Freelancer phục vụ nhiều khách. Khi email hay máy chủ của bạn hỏng, họ có thể đang ở chỗ khách khác, và bạn chờ từ vài giờ đến một ngày. Trong lúc chờ, những người phụ thuộc vào hệ thống đó không làm được việc.
Cách tính: số người bị ảnh hưởng × chi phí lao động mỗi giờ × số giờ chờ mỗi tháng. Ví dụ 10 người, chi phí lao động 120 nghìn đồng mỗi giờ mỗi người (lương cộng bảo hiểm), 4 giờ chờ mỗi tháng: 4,8 triệu đồng mỗi tháng, tức khoảng 58 triệu đồng mỗi năm.
Chi phí ẩn 2: thiếu tài liệu bàn giao
Nhiều freelancer cấu hình mọi thứ “trong đầu” mà không ghi lại mật khẩu quản trị, sơ đồ mạng hay lịch backup. Khi cần thay người, người mới mất 20 đến 40 giờ dò lại cấu hình. Ở mức 300 nghìn đồng mỗi giờ, 20 giờ là 6 triệu đồng, chưa kể thời gian ngừng việc trong lúc chuyển giao.
Chi phí ẩn 3: nghỉ đột ngột
Freelancer có thể nhận việc toàn thời gian ở nơi khác, chuyển nghề hoặc mất liên lạc. Không có hợp đồng ràng buộc nên họ không cần báo trước. Nếu ước tính một lần chuyển giao gấp tốn khoảng 15 triệu đồng (tìm người, ngừng việc, thiếu tài liệu) và xảy ra hai năm một lần, phần phân bổ là 7,5 triệu đồng mỗi năm.
Chi phí ẩn 4: không có người thay
Một freelancer là một điểm có thể đứt. Họ ốm ba ngày thì không ai xử lý sự cố. Doanh nghiệp phụ thuộc vào lịch cá nhân của một người. Ước tính cho một lần nghỉ ốm mỗi năm khoảng 5 triệu đồng tiền ngừng việc.
Chi phí ẩn 5: quyền quản trị trong tay một cá nhân
Freelancer thường giữ mật khẩu quản trị email, tên miền, tường lửa và máy chủ. Nếu quan hệ kết thúc không êm, việc lấy lại quyền có thể mất nhiều ngày. Khoản này khó quy ra tiền, nhưng rủi ro là có thật. Với dữ liệu cá nhân của khách hàng, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ 1/1/2026 quy định mức phạt với một số vi phạm có thể lên tới 5% doanh thu năm liền trước (VnEconomy).
Tối thiểu, doanh nghiệp nên tự giữ tài khoản quản trị gốc và chỉ cấp cho freelancer tài khoản riêng có thể thu hồi.
Chi phí ẩn 6: giấy tờ thuế
Chi phí trả cho cá nhân vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng phải có hợp đồng, chứng từ thanh toán, và doanh nghiệp phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân với mỗi lần trả từ 2 triệu đồng trở lên cho cá nhân không ký hợp đồng lao động, theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC (Thư viện Pháp luật). Phần việc này rơi vào kế toán mỗi tháng. Nếu làm thiếu hồ sơ, khoản chi có thể bị loại khi quyết toán.
Cộng lại ra bao nhiêu?
Với các giả định ở trên, văn phòng trả freelancer 5 triệu đồng mỗi tháng:
| Khoản | Mỗi năm (ước tính) |
|---|---|
| Tiền trả freelancer | 60 triệu |
| Ngừng việc khi chờ | khoảng 58 triệu |
| Thiếu tài liệu bàn giao | khoảng 6 triệu |
| Nghỉ đột ngột (phân bổ) | khoảng 7,5 triệu |
| Không có người thay | khoảng 5 triệu |
| Tổng | khoảng 136 triệu |
Con số chưa gồm rủi ro bảo mật và công sức kế toán. Hãy thay các giả định bằng số liệu của công ty mình: số người phụ thuộc vào hệ thống, chi phí lao động thật, và số giờ chờ thật trong 6 tháng gần nhất.
Câu hỏi thường gặp
Freelance có sai không?
Không. Freelance hợp với công ty dưới 10 người, dự án ngắn hạn, hoặc chuyên môn hẹp. Rủi ro đến khi dùng freelance thay cho dịch vụ cần cam kết thời gian phản hồi.
Công ty outsourcing khác gì?
Có hợp đồng với thời gian phản hồi, có nhiều kỹ thuật viên thay nhau, có tài liệu cấu hình và xuất hóa đơn VAT. Đổi lại, phí hằng tháng thường cao hơn giá giờ của freelancer.
Nên chuẩn bị gì trước khi đổi người hỗ trợ IT?
Thu lại toàn bộ mật khẩu quản trị, yêu cầu sơ đồ mạng và danh sách thiết bị, và kiểm tra backup còn chạy trước ngày bàn giao.
GPIT giúp doanh nghiệp đánh giá khi nào nên chuyển từ freelance sang dịch vụ IT có cam kết, xem tại gpit.vn.
GPIT, Công ty TNHH Đầu tư Giải pháp IT, 32 Trương Phước Phan, P. Bình Trị Đông, TP.HCM. Hotline 0945 886 818. Email info@gpit.vn. Website https://gpit.vn.
