Cloud hay on-premise không nên là một quyết định chung cho cả công ty. Mỗi loại dữ liệu có yêu cầu khác nhau, nên cùng một doanh nghiệp có thể để email trên cloud, giữ phần mềm vận hành trên server nội bộ, và đẩy backup ra một nơi thứ hai. Cách làm là chia dữ liệu thành 5 nhóm, rồi trả lời 8 câu hỏi cho từng nhóm.
Dữ liệu doanh nghiệp chia thành những nhóm nào?
- Dữ liệu văn phòng hằng ngày: email, tài liệu Word, Excel, PowerPoint. Nhóm này được mở nhiều nhất.
- Tài chính, kế toán, hợp đồng khách hàng: nhạy cảm, ít người cần truy cập.
- Phần mềm vận hành như CRM, ERP, phần mềm nội bộ: nhiều người dùng cùng lúc, cần chạy ổn định.
- Media như video, ảnh chất lượng cao, file thiết kế: dung lượng lớn, ít thay đổi sau khi tạo.
- Backup và lưu trữ lâu dài: ít mở, cần giữ lâu và cần an toàn.
8 câu hỏi cần trả lời cho từng nhóm là gì?
- Ai cần truy cập, và từ đâu: chỉ trong văn phòng hay từ mọi nơi qua internet?
- Bao nhiêu người dùng cùng lúc: dưới 20 hay trên 100?
- Chịu được gián đoạn bao lâu: một giờ, hay không được phép gián đoạn?
- Dung lượng bao nhiêu: dưới 500 GB hay trên 10 TB?
- Tần suất mở: mỗi ngày, mỗi tuần hay vài lần mỗi năm?
- Có quy định pháp lý nào về nơi lưu dữ liệu không?
- Có người chuyên trách vận hành server không?
- Ngân sách hằng tháng cho hạ tầng là bao nhiêu?
Quy định pháp lý ảnh hưởng thế nào đến việc chọn cloud?
Câu hỏi số 6 cần xem kỹ. Nghị định 53/2022/NĐ-CP hướng dẫn Luật An ninh mạng, có hiệu lực từ 1/10/2022, quy định một số loại doanh nghiệp trong các lĩnh vực như viễn thông, thương mại điện tử, thanh toán trực tuyến, mạng xã hội phải lưu trữ tại Việt Nam một số loại dữ liệu người dùng, với thời gian tối thiểu 24 tháng kể từ khi có yêu cầu (VnEconomy).
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ 1/1/2026, đặt thêm yêu cầu với dữ liệu cá nhân của khách hàng và nhân viên dù lưu ở đâu. Doanh nghiệp thuộc các ngành có quy định riêng nên hỏi ý kiến pháp chế trước khi chọn nơi lưu nhóm dữ liệu 2.
Nên đặt từng nhóm dữ liệu ở đâu?
| Nhóm | Gợi ý thường gặp | Khi nào chọn khác |
|---|---|---|
| 1. Văn phòng hằng ngày | Cloud: Google Workspace hoặc Microsoft 365 | Hiếm khi cần khác |
| 2. Tài chính, hợp đồng | Cloud có mã hóa và phân quyền chặt | Ngành có quy định riêng về nơi lưu |
| 3. CRM, ERP | Phần mềm dạng dịch vụ trên cloud | Phần mềm tự viết, tùy biến sâu, có người vận hành |
| 4. Media | Lưu trữ cloud nếu chỉ lưu và ít mở | Dựng video 4K hằng ngày, cần NAS nội bộ tốc độ cao |
| 5. Backup | Luôn có một bản ngoài văn phòng | Data center thứ hai thay cho cloud |
Với nhóm 5, Backblaze B2 là lựa chọn giá thấp cho doanh nghiệp nhỏ, giá niêm yết 6,95 USD mỗi TB mỗi tháng (Backblaze).
Một doanh nghiệp 40 người thường kết hợp ra sao?
Ví dụ hay gặp: Google Workspace cho email và tài liệu (nhóm 1), server nội bộ cho ERP tự phát triển (nhóm 3), NAS cho file thiết kế và video (nhóm 4), và Backblaze B2 lưu bản backup của cả server lẫn NAS (nhóm 5). Nhóm 2 tùy ngành và tùy yêu cầu của kế toán trưởng.
Nếu server nội bộ đang nằm trong một góc văn phòng không có UPS và điều hòa riêng, hãy xem thêm bài colocation server khi nào rẻ hơn phòng máy chủ nội bộ.
So sánh chi phí thế nào cho công bằng?
Đặt hai phương án trên cùng khung 3 năm. Với cloud, cộng phí thuê bao, dung lượng thêm và phí truyền dữ liệu ra ngoài nếu có. Với on-premise, cộng phần cứng, bản quyền, điện, điều hòa, UPS, ổ cứng thay thế và số giờ người vận hành bỏ ra cho cập nhật, theo dõi. Nhiều doanh nghiệp so hóa đơn cloud với giá mua một chiếc server rồi kết luận server rẻ hơn, sau đó mới thấy chi phí vận hành. Tính đủ cho từng nhóm dữ liệu thì câu trả lời thường rõ ràng.
Câu hỏi thường gặp
Cloud có chắc rẻ hơn server nội bộ không?
Không chắc. Với dữ liệu lớn, truy cập liên tục và có người vận hành sẵn, server nội bộ có thể rẻ hơn sau vài năm. Hãy tính tổng chi phí 3 năm cho cả hai phương án.
Đưa dữ liệu lên cloud thì có cần backup nữa không?
Có. Nhà cung cấp lo cho hạ tầng chạy ổn định, còn xóa nhầm hay tài khoản bị chiếm là trách nhiệm của doanh nghiệp.
Chuyển từ server nội bộ lên cloud mất bao lâu?
Email và tài liệu thường mất vài ngày đến vài tuần. Phần mềm vận hành thì phụ thuộc vào việc phần mềm đó có bản cloud hay không.
GPIT tư vấn kiến trúc cloud và on-premise cho từng doanh nghiệp, xem tại gpit.vn.
GPIT, Công ty TNHH Đầu tư Giải pháp IT, 32 Trương Phước Phan, P. Bình Trị Đông, TP.HCM. Hotline 0945 886 818. Email info@gpit.vn. Website https://gpit.vn.
