NAS là gì, và một văn phòng mười mấy người có thật sự cần nó? Nếu kế toán của bạn từng mất cả buổi sáng tìm bản báo cáo thuế mới nhất, hoặc một nhân viên nghỉ việc mang theo cả thư mục hợp đồng trong laptop, thì bạn đã gặp đúng vấn đề NAS được làm ra để giải quyết. Các ví dụ dưới đây đều lấy từ chuyện thường ngày ở văn phòng, không cần biết kỹ thuật vẫn đọc được.
NAS là gì: hình dung bằng chiếc tủ hồ sơ chung
Ngày chưa có máy tính, văn phòng nào cũng có một chiếc tủ hồ sơ đặt ở góc phòng kế toán. Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ xếp theo từng ngăn. Ai cần thì đến lấy, chìa khóa ngăn quan trọng do trưởng phòng giữ.
NAS là phiên bản điện tử của chiếc tủ đó. Tên đầy đủ là Network Attached Storage, tạm dịch là thiết bị lưu trữ gắn vào mạng. Về hình dáng, đó là một chiếc hộp cỡ vài cuốn sách xếp chồng, bên trong chứa ổ cứng, cắm dây mạng vào hệ thống mạng nội bộ của công ty.
Mọi máy tính trong văn phòng sẽ thấy NAS như một ổ đĩa chung. Nhân viên mở, sửa, lưu file trên đó y như thao tác với ổ D trên máy mình. Khác với tủ gỗ, NAS ghi nhận được ai được vào ngăn nào, và có thể tự chép thêm một bản dự phòng mỗi đêm khi mọi người đã về.
Bên trong một chiếc NAS có gì
- Hộp máy: chạy êm, đặt được trên kệ hoặc trong tủ mạng, thường bật liên tục cả ngày lẫn đêm.
- Khay ổ cứng: dòng cho văn phòng nhỏ thường có từ 2 khay trở lên. Số ổ quyết định dung lượng và khả năng chịu được khi một ổ bị hỏng.
- Cổng mạng: nối vào bộ chia mạng (switch) hoặc modem của công ty.
- Phần mềm quản lý: mở bằng trình duyệt web, dùng để tạo tài khoản, chia thư mục, đặt lịch sao lưu và xem cảnh báo.
Vì sao gọi là gắn vào mạng
Ổ cứng di động phải cắm trực tiếp vào từng máy. NAS thì cắm vào mạng, nên máy nào trong mạng cũng truy cập được cùng lúc. Đây là điểm khiến nó thành kho chung của cả công ty thay vì đồ dùng riêng của một người.
NAS khác gì USB, Google Drive hay một máy tính để chung
Nhiều văn phòng đã có cách lưu trữ riêng trước khi nghe đến NAS. Mỗi cách có chỗ dùng được và chỗ dễ vỡ.
Ổ cứng di động và USB
Rẻ, tiện, mua ở đâu cũng có. Vấn đề là chúng đi theo người: nằm trong ngăn kéo, trong túi xách, có khi theo nhân viên về quê. Không ai biết trong ổ đó là bản nào, và khi ổ hỏng thì thường mất luôn.
Máy tính của một nhân viên để chia sẻ thư mục
Khá nhiều công ty nhỏ chọn một máy bàn khỏe nhất, chia sẻ thư mục cho cả phòng dùng. Cách này chạy được cho đến ngày máy đó bị tắt, bị cài lại Windows, hoặc chủ máy nghỉ phép và ai đó lỡ rút điện. Máy tính văn phòng không được thiết kế để làm kho dữ liệu chạy suốt ngày đêm.
Dịch vụ đám mây như Google Drive, OneDrive
Đám mây hợp với nhóm làm việc phân tán, hay đi lại. Đổi lại, tốc độ phụ thuộc đường truyền Internet, chi phí tính theo số người dùng và dung lượng, và việc mở file nặng (bản vẽ, video, file kế toán lớn) có thể chậm. NAS và đám mây không loại trừ nhau: nhiều công ty để NAS làm kho chính trong văn phòng và đẩy một bản sao lưu lên đám mây.
Một ngày ở văn phòng có NAS
Tám giờ sáng, kế toán trưởng mở thư mục Kế toán, vào ngăn Thuế quý này. Chỉ có đúng một file báo cáo, ai sửa lần cuối và lúc mấy giờ đều hiện ra. Không còn cảnh hỏi qua Zalo xem bản nào là bản mới.
Phòng kinh doanh vào thư mục Báo giá và Hợp đồng của phòng mình. Họ không thấy thư mục Lương, vì tài khoản của họ không được cấp quyền. Giám đốc thì xem được tất cả.
Buổi chiều, một nhân viên lỡ tay xóa nguyên thư mục hồ sơ khách hàng. Người phụ trách IT mở bản chụp nhanh (snapshot) mà NAS tự tạo từ hôm qua, khôi phục lại trong vài phút. Cả phòng gần như không biết chuyện gì vừa xảy ra.
Giám đốc đang ở Hà Nội cần xem lại một hợp đồng. Anh mở file qua kết nối từ xa đã được cấu hình bảo mật, không phải gọi ai về văn phòng gửi giúp.
Đêm đến, khi văn phòng đã tắt đèn, NAS tự chép dữ liệu quan trọng sang một ổ sao lưu khác hoặc lên đám mây. Sáng hôm sau mọi thứ lặp lại, không ai phải nhớ việc sao lưu.
Dấu hiệu công ty bạn đã cần nơi lưu trữ dữ liệu tập trung
Không có con số nhân sự cố định nào để quyết định. Thay vào đó, hãy nhìn vào những chuyện đang xảy ra hằng tuần ở văn phòng bạn.
Một file có quá nhiều phiên bản
Trong máy các phòng đầy những tên kiểu Bao_gia_final, Bao_gia_final_sua, Bao_gia_final_moi_nhat. Mỗi người giữ một bản, và đến lúc gửi khách thì không ai chắc bản nào đúng. Lỗi sai giá hay sai điều khoản thường bắt đầu từ đây.
Dữ liệu đi theo người, không ở lại với công ty
Nhân viên nghỉ việc, bàn giao vài thư mục rồi đi. Ba tháng sau bạn mới phát hiện thiếu hồ sơ một khách hàng cũ. Khi dữ liệu nằm trên máy cá nhân, công ty không thật sự sở hữu nó.
Máy hỏng là mất việc
Ổ cứng laptop của kế toán hỏng giữa mùa quyết toán. Nếu câu trả lời cho câu hỏi “dữ liệu trong máy đó còn bản nào khác không” là im lặng, bạn đang chịu rủi ro lớn hơn giá một chiếc NAS.
Không ai nói rõ được ai đang xem được gì
Bảng lương, hợp đồng lao động, giá vốn đang được gửi qua email hoặc Zalo cho tiện. Bạn không kiểm soát được file đó đã qua tay bao nhiêu người. Với NAS, quyền được gán theo phòng ban và thu hồi ngay khi có người nghỉ.
Ổ cứng ngoài nằm rải rác trong ngăn kéo
Công ty có ba bốn ổ cứng di động, mỗi ổ một người giữ, không ai ghi lại trong đó có gì. Đó là dấu hiệu bạn đã có nhu cầu lưu trữ chung nhưng đang đáp ứng bằng cách chắp vá.
Chưa từng thử khôi phục một bản sao lưu
Có sao lưu nhưng chưa thử lấy lại lần nào thì chưa thể gọi là an toàn. Nếu việc sao lưu đang phụ thuộc vào trí nhớ của một người, nó sẽ bị quên vào đúng tuần bận nhất.
Nếu văn phòng bạn khớp với hai dấu hiệu trở lên, đó là lúc nên tính đến lưu trữ tập trung một cách nghiêm túc.
Khi nào chưa cần NAS
NAS không phải lựa chọn đúng cho mọi công ty. Một nhóm vài người, ít file, làm việc chủ yếu ngoài văn phòng và đã quen dùng đám mây có thể chưa cần thêm thiết bị.
NAS cũng cần người để mắt tới. Thiết bị sẽ gửi cảnh báo khi ổ cứng có dấu hiệu hỏng hoặc khi dung lượng sắp đầy. Không ai đọc các cảnh báo đó thì NAS dần trở thành một chiếc máy tính bị bỏ quên, và khi hỏng thì mất dữ liệu y như cách cũ. Công ty không có nhân viên IT có thể thuê đơn vị bên ngoài theo dõi định kỳ.
Trước khi mua NAS, bạn nên chuẩn bị gì
Mua thiết bị là phần dễ nhất. Phần quyết định NAS có dùng tốt hay không nằm ở mấy việc chuẩn bị sau:
- Ước lượng dữ liệu hiện có: cộng dung lượng các thư mục công việc trên máy từng phòng, rồi tính thêm phần tăng trong vài năm tới.
- Vẽ sơ đồ thư mục và phân quyền: phòng nào thấy thư mục nào, ai được sửa, ai chỉ được xem. Kế toán trưởng thường là người nắm rõ nhất phần này.
- Lên kế hoạch sao lưu riêng: NAS là kho chính, chưa phải bản sao lưu. Cách làm phổ biến là quy tắc 3-2-1: giữ 3 bản dữ liệu, trên 2 loại thiết bị, trong đó 1 bản nằm ngoài văn phòng.
- Chuẩn bị nguồn điện: một bộ lưu điện (UPS) giúp NAS tắt an toàn khi cúp điện, tránh hỏng ổ và lỗi dữ liệu.
- Chỉ định người phụ trách: một người trong công ty hoặc đơn vị IT bên ngoài nhận cảnh báo và kiểm tra định kỳ.
Giải Pháp IT hỗ trợ triển khai NAS thế nào
Giải Pháp IT làm dịch vụ IT cho doanh nghiệp từ năm 2016, gồm hạ tầng mạng, máy chủ, NAS và sao lưu. Với một văn phòng muốn chuyển sang lưu trữ tập trung, công việc thường đi theo các bước:
- Khảo sát lượng dữ liệu, cách các phòng đang lưu file và hệ thống mạng hiện có.
- Đề xuất cấu hình NAS và số ổ cứng phù hợp nhu cầu, kèm phương án sao lưu.
- Cài đặt, tạo tài khoản, dựng cây thư mục và phân quyền theo phòng ban.
- Chuyển dữ liệu từ máy cá nhân và ổ cứng rời sang NAS.
- Hướng dẫn nhân viên cách dùng và hỗ trợ theo dõi sau triển khai.
Thời gian triển khai và chi phí phụ thuộc quy mô từng văn phòng.
Câu hỏi thường gặp
NAS có thay được máy chủ không?
Với nhu cầu lưu và chia sẻ file, NAS thường đủ cho văn phòng nhỏ. Nếu công ty chạy phần mềm quản lý, cơ sở dữ liệu lớn hoặc nhiều dịch vụ cùng lúc, bạn nên cân nhắc máy chủ riêng hoặc kết hợp cả hai.
Một bộ NAS cho văn phòng nhỏ giá khoảng bao nhiêu?
Giá thay đổi theo số khay, loại ổ cứng và dung lượng. Cách chính xác nhất là ước lượng dữ liệu trước rồi mới chọn cấu hình, tránh mua dư hoặc phải nâng cấp sớm.
Dữ liệu trên NAS có an toàn trước mã độc tống tiền không?
NAS bị mã hóa được nếu máy tính nhiễm mã độc có quyền ghi vào thư mục. Bản chụp nhanh (snapshot) và một bản sao lưu nằm ngoài NAS giúp bạn khôi phục lại dữ liệu trước thời điểm bị tấn công.
Công ty không có nhân viên IT thì có dùng NAS được không?
Được, nhân viên chỉ cần mở ổ đĩa chung như bình thường. Phần cài đặt, theo dõi cảnh báo và kiểm tra sao lưu nên giao cho một đơn vị IT làm định kỳ.
Bạn muốn biết văn phòng mình đã cần NAS chưa và cần cấu hình thế nào, hãy gọi Giải Pháp IT qua hotline 0945 886 818 hoặc gửi email về info@gpit.vn. Bạn cũng có thể ghé văn phòng tại 32 Trương Phước Phan, Bình Trị Đông, TP.HCM, hoặc xem thêm dịch vụ trên gpit.vn.
