Check-in sự kiện bằng QR kết hợp chứng nhận tự động giúp văn phòng hiệp hội tổ chức một sự kiện vài trăm khách với một người thay vì bốn. Tại một đại hội hiệp hội 250 khách dùng module sự kiện của VBA, thời gian chuẩn bị giảm từ 2 tuần xuống 3 ngày, và chứng nhận tham dự được gửi 5 phút sau khi sự kiện kết thúc.
Một sự kiện hiệp hội thường tốn công ở khâu nào?
Sự kiện là cách hiệp hội gắn kết hội viên, và cũng là việc nặng nhất của văn phòng. Một sự kiện 200 khách đi qua chuỗi bước: mở đăng ký, lọc và xác nhận danh sách, gửi thông tin trước sự kiện, check-in tại chỗ, ghi nhận có mặt, rồi in và gửi chứng nhận. Làm bằng Excel và email, việc này thường cần 4 người trong 2 tuần.
Khâu dễ sai nhất là cuối cùng: gõ lại tên người tham dự vào mẫu chứng nhận, in, ký và gửi bưu điện. Sai một dấu trong tên là phải in lại.
Ban tổ chức tạo sự kiện trên VBA thế nào?
Ban tổ chức nhập tên sự kiện, ngày giờ, địa điểm, số chỗ và phí tham dự nếu có. VBA tự tạo trang đăng ký. Hội viên nhận thông báo qua app hoặc email, bấm đăng ký và xác nhận bằng mã OTP. Nếu sự kiện thu phí, mã VietQR hiện ra để thanh toán ngay.
Vì hội viên đã có hồ sơ trong VBA, họ không phải gõ lại tên, chức danh và công ty. Ban tổ chức nhận danh sách sạch, không trùng.
Check-in bằng QR tại sự kiện diễn ra ra sao?
Sau khi đăng ký thành công, mỗi người nhận một mã QR qua email hoặc app. Đến nơi, họ đưa mã cho nhân viên quét bằng điện thoại. Hệ thống ghi nhận có mặt và in thẻ đeo có tên, đơn vị.
Không còn danh sách giấy và cảnh dò tên bằng tay ở bàn đón khách. Tại đại hội 250 khách, thời gian check-in giảm từ 45 phút xuống 25 phút.
Chứng nhận tự động được tạo và gửi thế nào?
Khi sự kiện kết thúc, ban tổ chức bấm xuất chứng nhận. VBA lấy danh sách đã check-in, ghép vào mẫu chứng nhận thiết kế sẵn bằng Canva hoặc PDF, và gửi qua email cho từng người trong vài phút.
Mỗi chứng nhận có mã QR xác thực. Đối tác hay nhà tuyển dụng quét mã là biết chứng nhận do hiệp hội cấp thật, đúng người, đúng sự kiện.
Kết quả thực tế tại đại hội 250 khách là gì?
So sánh với một sự kiện tương tự trước khi có VBA:
- Nhân sự tổ chức: từ 4 người xuống 1 người.
- Thời gian chuẩn bị: từ 2 tuần xuống 3 ngày.
- Check-in tại sự kiện: từ 45 phút xuống 25 phút.
- Gửi chứng nhận: từ 5 ngày sau xuống 5 phút sau khi kết thúc.
- Tỷ lệ đăng ký hoàn tất: từ 70% lên 89%, do email xác nhận không còn bị nghẽn.
Khách đến không đăng ký trước thì sao?
Sự kiện nào cũng có khách đến mà chưa đăng ký. Nhân viên thêm họ ngay tại chỗ bằng điện thoại: tên, đơn vị, số điện thoại. Hệ thống cấp mã và in thẻ đeo, và khách này cũng nhận chứng nhận như mọi người. Danh sách tham dự vì thế đầy đủ, điều cần khi hiệp hội báo cáo số người tham gia cho ban chấp hành hoặc đối tác.
[cần xác nhận: VBA có hỗ trợ thêm khách tại chỗ và in thẻ ngay không]Dữ liệu người tham dự cần xử lý ra sao?
Danh sách đăng ký chứa họ tên, số điện thoại, email và đơn vị công tác, tức là dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ 1/1/2026 (Thư viện Pháp luật). Trang đăng ký nên nói rõ dữ liệu dùng vào việc gì, và hiệp hội không nên gửi file Excel danh sách khách qua Zalo cho các bên không liên quan. Giữ danh sách trong VBA với quyền xem theo vai trò an toàn hơn nhiều so với file đính kèm trôi nổi.
Chi phí module sự kiện bao nhiêu?
Module sự kiện nằm trong gói VBA, không tính thêm phí. Hiệp hội đã dùng VBA cho quản lý hội viên và thu phí thì có sẵn tính năng này. Nghị định 126/2024/NĐ-CP về tổ chức, hoạt động và quản lý hội có hiệu lực từ 26/11/2024 (LuatVietnam), và đại hội nhiệm kỳ là sự kiện mà hầu hết hiệp hội phải tổ chức định kỳ.
Câu hỏi thường gặp
Khách không phải hội viên có đăng ký được không?
Được. Ban tổ chức bật chế độ cho khách ngoài hội đăng ký bằng email và số điện thoại.
Không có máy quét chuyên dụng thì sao?
Nhân viên quét mã bằng điện thoại thông minh có cài app VBA.
Chứng nhận có dùng mẫu riêng của hiệp hội được không?
Được. Hiệp hội gửi mẫu thiết kế, GPIT cấu hình vị trí tên, ngày và mã QR trên mẫu.
Đặt lịch demo VBA tại gpit.vn.
GPIT, Công ty TNHH Đầu tư Giải pháp IT, 32 Trương Phước Phan, P. Bình Trị Đông, TP.HCM. Hotline 0945 886 818. Email info@gpit.vn. Website https://gpit.vn.
